JAKARTA - Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri terus meningkatkan profesionalisme dan efisiensi pengelolaan administrasi birokrasi, dengan menerapkan tata naskah dinas elektronik (TNDE). Menurut Dirjen Teguh Setyabudi, Tata Naskah Dinas Elektronik adalah bagian dari reformasi birokrasi, karena berdampak pada tuntutan perencanaan kerja yang lebih detail, sistimatis, kronologis dan terukur. TNDE dirancang dengan sistim otomatisasi, agar lebih efektif, efisien, terencana dan akuntabel.
"Tata naskah dinas tidak hanya berfokus pada format dan estetika penulisan, tetapi lebih kepada bagaimana berbagai dokumen administratif dikelola secara cepat, tepat, dan akuntabel melalui TNDE," kata Dirjen Teguh Setyabudi saat membuka kegiatan Pembinaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Ditjen Dukcapil, di Jakarta, pada Senin (23/9/2024).
Dirjen Teguh menggarisbawahi, tata naskah dinas berbasis digital ini harus dijalankan dengan prinsip efisiensi, akuntabilitas, dan profesionalisme. "Dokumen yang dikelola dengan baik akan mendukung pengambilan keputusan yang tepat, terutama di era digital seperti sekarang ini," tegasnya.
Mantan Kepala BPSDM Kemendagri ini menyebutkan Peraturan tentang TNDE terdapat dalam Permendagri Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Kemendagri. Regulasi tersebut menyatakan bahwa TNDE terdiri dari berbagai jenis dokumen yang diatur secara digital, termasuk surat arahan, korespondensi, dan laporan elektronik.
Pengelolaan tata naskah dinas, sesuai dengan Permendagri No. 10 Tahun 2021, harus mengacu pada sejumlah asas penting, yaitu asas efisiensi, asas pembakuan, asas akuntabilitas, asas keterkaitan, asas kecepatan dan ketepatan, serta asas keamanan.
Dirjen Teguh juga menekankan pentingnya asas-asas tata naskah dinas yang harus diterapkan oleh seluruh jajaran Ditjen Dukcapil. "Seperti efisiensi dan kecepatan harus benar-benar diterapkan. Misalnya, surat masuk dan keluar harus bisa dilacak secara cepat, dan jika ada keterlambatan, kita harus tahu penyebabnya," tegasnya.
Sistem digital ini, menurut Teguh, memudahkan pelacakan posisi dokumen secara real-time dan meminimalkan risiko kehilangan atau keterlambatan dokumen.
Lebih lanjut, Dirjen Teguh menjelaskan, TNDE juga mencakup asas keamanan dalam pengelolaan dokumen. "Pengamanan dokumen menjadi sangat penting dalam sistem elektronik. Dokumen harus dilindungi dari potensi gangguan, baik dalam hal pengamanan jaringan maupun infrastruktur. Pengarsipan dokumen juga harus diperhatikan, termasuk pengelolaan pencadangan basis data agar tidak ada dokumen yang hilang atau rusak. Kalau pun rusak atau hilang harus ada back-up data yang tersimpan aman," tegasnya.
Selain aspek administratif, Dirjen Teguh juga menyampaikan pandangannya tentang pentingnya profesionalisme dalam bekerja. "Kerja profesional adalah bagaimana kita bisa memberikan kontribusi terbaik dan menjalankan tugas pokok dengan baik. Ini hanya bisa dicapai jika kita mencintai dan mensyukuri pekerjaan kita. Tanpa itu, kita tidak akan bisa bekerja ikhlas, cerdas, dan tuntas," ujarnya mengingatkan.
Pada bagian akhir, Dirjen Teguh kembali mengajak seluruh peserta untuk menerapkan semangat profesionalisme dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Acara pembinaan tata naskah dinas bertujuan memperkuat pemahaman para peserta mengenai penerapan TNDE yang diatur dalam Permendagri No. 10 Tahun 2021, serta menekankan pentingnya tata kelola dokumen yang efektif dan efisien di era digital. "Tata naskah dinas yang baik mencerminkan kualitas layanan publik prima. Dengan penerapan tata naskah dinas elektronik, kita bertransformasi menuju birokrasi yang lebih modern dan responsif," Dirjen Teguh memungkasi sambutannya. Dukcapil.
Puspen Kemendagri
